회의에 빠지다
회의: 회의(會議)는 두 명 이상의 사람이 모여, 어떤 주제에 관해 논의를 하는 것, 또는 그 일을 하는 모임을 가리킨다.
회의라고 하면 뭐가 떠오르나요? 갑자기 짙은 어둠이 깔리면서 한없이 회의에 빠져드나요?
회의에 회의가 든다면 먼저 회의를 없애세요. 다른 유용한 커뮤니케이션 수단을 활용하세요. 예를 들어 이메일이나 인트라넷 등을 최대한 사용할 수 있습니다. 또는 문 옆에 걸어둔 화이트보드를 사용할 수도 있죠. 이렇게 지내다 보면 분명히 한계에 부딪힐 것입니다. 그 한계점에서 회의를 소집하면 훨씬 즐거운 마음으로 회의에 참여할 수 있을 것입니다.
회의를 줄였지만 그래도 답이 안 나온다면?
회의를 표현하는 말은 많지만, 기업에선 일반적으로 아래의 두 가지 용어를 사용합니다.
- Meeting: 만남의 의미가 강합니다.
- Conference: 당사자들이 모여 무언가를 결정하는 의미가 강합니다.
이 둘을 뚜렷하게 구분하는 것은 불가능합니다. 오히려 Meeting이 더 큰 범주라고 볼 수도 있죠. 하지만, 나름대로 전자를 의사소통에 무게를 둔 것으로 보고, 후자를 의사결정에 무게를 둔 것으로 본다면 어떨까요?
우리의 회의가 비효율적으로 흐르고 가끔 짜증을 유발하는 까닭은 회의의 목표가 불명확하기 때문입니다. 회의라고 모인 자리에서 농담이나 주고받으며, 어떻게 결론이 날지도 모르고, 심지어는 회의가 언제 끝날지도 모르는 상황이 적지 않죠.
회의의 목표를 뚜렷하게 하는 첫 걸음으로 저는 Meeting과 Conference의 구분을 제안합니다. 의사소통을 목적으로 하는 자리인지, 의사결정을 하는 자리인지 명확히 하는 거죠. 전자는 짧게 자주 가지고, 후자는 충분히 준비해서 확실하게 하는 게 좋습니다.